Order & Customer Coordinator

🌱 Over Loop Biotech

Wij groeien uitvaartproducten van paddenstoelen die de aarde verrijken. Geen hout, geen plastic, maar levende materialen die mensen teruggeven aan de natuur. Uniek in de wereld. Onze missie is helder: niet vervuilen na de dood, maar de aarde verrijken. Al 2.500 families in Europa en Amerika kozen voor deze duurzame weg. En al drie jaar op rij hebben we onze impact verdubbeld. Vanuit Delft groeien we razendsnel. Help jij ons zorgen dat dit proces elke dag soepel loopt?

📋 Over de rol
Als Order & Customer Coordinator combineer je twee belangrijke taken: je zorgt dat orders en transport foutloos en op tijd verlopen én neem je klantvragen en telefoontjes netjes aan. Zodra er een bestelling binnenkomt, pak jij het proces van begin tot eind op: je verwerkt de order, regelt het internationaal transport of plant de route van onze chauffeur in Nederland, en houdt de voorraad in de gaten. Tegelijkertijd zorg je dat klanten altijd weten waar ze aan toe zijn, je hebt dagelijks telefonisch en schriftelijk contact met families, uitvaartondernemers, transporteurs en collega’s.

Jouw werk maakt direct verschil: zonder jou geen tijdige leveringen en tevreden klanten. Met jouw oog voor detail, overzicht, structuur én communicatieve vaardigheden zorg je dat alles soepel en professioneel verloopt, of het nu gaat om een levering in Nederland, een pallet naar Duitsland of een container naar Amerika.

---

📦Verantwoordelijkheden

• Orders aannemen en klantvragen beantwoorden via telefoon, e-mail en webshop.

• Bestellingen verwerken in onze systemen en intern doorzetten.

• Transport en verzending regelen (NL + internationaal).

• Dagelijks de routes en planning bepalen voor onze chauffeur in Nederland

• Voorraad bijhouden in onze warehouses (NL, UK, USA, CAN).

• Klanten actief op de hoogte houden, vragen beantwoorden en klachten netjes afhandelen.

• Nauw samenwerken met sales, productie, onze chauffeur en internationale transportpartners.

🎁 Wat je krijgt

Bij Loop Biotech waarderen we collega’s die verantwoordelijkheid nemen en zorgen dat het werk gedaan wordt. Je krijgt een duidelijke rol, korte lijnen met je collega’s en ruimte om je werk goed en efficiënt uit te voeren.

• 🚀 Duidelijke verantwoordelijkheid – jij zorgt dat alle orders correct en op tijd geleverd worden.

• 💶 Salaris – een marktconform salaris van €3.000 – €3.600 bruto per maand (afhankelijk van ervaring).

• 🌱 Zinvol werk – je helpt families én draagt bij aan een groenere aarde met elke order die je verwerkt.

• 👥 Een klein en hecht team – korte lijnen, duidelijke afspraken en een positieve sfeer.

• 🕒 Stabiliteit en flexibiliteit – een vaste rol met de mogelijkheid om parttime te werken.

• 🌍Internationaal werken – je regelt leveringen in Nederland én wereldwijd.

• 🥳 Regelmatige teammomenten – successen delen, processen verbeteren en vooruitkijken.

• 🥗 Gezondheid op #1 – elke dag fruit en snacks op kantoor + 1x per week een vegetarische teamlunch.

• 🔎 Uniek kijkje achter de schermen – beleef hoe een internationale scale-up groeit en maak het van dichtbij mee.

🙌 Zo ziet je eerste week eruit

We zorgen dat je goed begint. Je krijgt duidelijke uitleg, begeleiding en een vast aanspreekpunt.

• 👋 Kennismaken – je leert het team kennen, krijgt een rondleiding en ontdekt hoe we werken.

• 🗂️ Systemen & processen – je wordt wegwijs in orderverwerking, voorraadbeheer en transportplanning.

• 📞 Eerste klantvragen – al in je eerste week beantwoord je vragen en plan je routes, natuurlijk met ondersteuning.

• 🚀 Eigen verantwoordelijkheid – je krijgt je eerste orders toegewezen en leert hoe je ze zelfstandig van A tot Z afhandelt.

👉 Binnen een week werk je zelfstandig mee in het dagelijkse ritme en zorg je dat klanten hun bestelling foutloos ontvangen.

✅ Wat je nodig hebt

Bij Loop Biotech leggen we de lat hoog. We zoeken iemand die gestructureerd, klantgericht en betrouwbaar is.

• 📋 Ervaring – 2–3 jaar in orderverwerking, logistiek of klantenservice.

• 🌍 Talen – vloeiend Nederlands en Engels; Duits is een pré.

• 🧠 Nauwkeurigheid & stressbestendigheid – je werkt foutloos, houdt overzicht en blijft rustig bij drukte.

• 🤝 Klantgerichtheid – Je bent niet alleen nauwkeurig, maar ook communicatief sterk. Je voelt je net zo comfortabel achter de telefoon als achter je scherm.

• 💻 Digitale vaardigheden – je bent handig met Excel/Google Sheets en gewend te werken met CRM/ERP-systemen (bijv. Pipedrive, Exact of SAP).

• 🚚 Planningsvaardigheid – je kunt routes efficiënt indelen en rekening houden met tijd, afstand en klantafspraken.

• 💡 Proactief & oplossingsgericht – je signaleert problemen op tijd en lost ze zelf of samen met collega’s op.

• 👷 Hands-on mentaliteit – je pakt aan, werkt door en rondt taken netjes af.

• 🌱 Affiniteit met duurzaamheid – je wilt met jouw werk bijdragen aan een positieve impact.

🏆 Dit is operations in een internationale scale-up. Alleen als je gestructureerd, servicegericht en resultaatgericht bent, pas je bij ons team.